Секретарь. Офис-менеджер:

1. Организация работы секретаря.

Из истории профессии. Личность секретаря и его роль в деятельности современной организации. Должностная инструкция секретаря. Требования и пожелания работодателей к секретарю. Деловые и личные качества. Первый рабочий день. организация рабочего места. Планирование рабочего времени. Работа секретаря с информацией. Контроль за исполнением поручений и заданий руководства. Координация работы офиса.

2. Общение по телефону.

Подготовка разговора по телефону, содержание беседы, входящие и исходящие телефонные звонки. Психологические аспекты телефонного общения. «Проблемные» абоненты и общение с ними. Фиксирование полученной информации.

3. Организация приема посетителей в организации.

Оборудование и оформление приемной, планирование деловых встреч и приема по личным вопросам. правила общения с посетителями. Прием особо важных посетителей, делегаций. «Проблемные» посетители.

4. Организация переговоров, деловых встреч, собраний, совещаний.

Из истории протокола. Организация протокольных и неофициальных мероприятий. Виды приемов и правила поведения на них. сервировка стола. Порядок представления и знакомств. ваша визитная карточка. Приобретение подарков и их вручение. Подготовка и оформление документов на командировки, выдачу виз, бронирование мест в отелях, заказ билетов.

5. Делопроизводство.

Нормативно-методическая база, регламентирующая работу по делопроизводству. Документационное обеспечение управленческой деятельности предприятия.

Основные термины в делопроизводстве. Задачи делопроизводства.

Требование к оформлению документов на основе ГОСТ. Проблемы унификации.

Фирменный бланк – элемент имиджа организации. Требования к бланкам.

Состав реквизитов документа и их расположение.

6. Документирование.

Классификация документов.

7. Документирование управленческой деятельности.

Организационно-распорядительные документы:

      Организационные документы (учредительные документы организации, штатное расписание, локальные нормативные акты: инструкции, правила, положения)

      Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения)

      Правила оформления выписок из документов и заверения копий.

Информационно-справочные документы:

                   Протокол, акт, справка, служебная и докладная записки.

                   Правила оформления и структура деловых писем. Требования к тексту. Особенности языка.

8. Организация работы с документами.

Схема документооборота.

Получение и обработка входящих документов.

Технология создания проектов документов. Работа с исходящими документами.

Регистрационные формы работы с документами.